短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份

  • 作者:
  • 时间:2020-07-27

短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份

不起眼的笔记, 变身强大资料库。

 汇集所有笔记工具优点的 「黄金  16 分割笔记 」

首先,要準备一本笔记本。

简单来说,「黄金 16 分割笔记」就是将笔记本打开,使用左右两页分割为 16 格。我这个笔记魔人先前曾用尽千方百计,仍无法解决「笔记不见」、「难以活用」、「找不到」的烦恼。该怎幺做才能彻底解决这些问题呢?经过我的多方实验后,得到的结论就是「黄金 16 分割笔记」。

「黄金 16 分割笔记」有哪些特徵呢?

黄金 16分割笔记整合了下列特点:

解决「笔记不见」、「难以活用」、「找不到」的问题。增加便利贴「一则情报一格」、「快速想到点子」、「组织情报」的优点。笔记本具有「一览性」、「作业性」、「一张纸」的优点。

换言之,黄金 16 分割笔记可说是结合笔记的「机动性」、便利贴的「以格为单位」、笔记本的「作业性」这 3 项优点。

那幺接下来就来看看「黄金 16 分割笔记」的详细使用与製作方法。

以笔记本对开为一主题作为原则

「黄金 16 分割笔记」原则上每一主题使用对开两页。因此得以实现其他笔记无法达成的高度活用方式。

举例来说,灵感的连结。

后续会再详细说明,首先在页面上的十六格里,于左上的格子写下主题与日期,其他格子写下想到的点子,因此对开两页里会有十五个点子。

每一格以颜色区分、表示关连性等,得以找出新点子或概念。

这是一般记事本难以做到的工作。日后想要找出与该主题相关的所有点子,翻阅记事本也不一定可以完成。

考量费时与麻烦程度,在两页上写下十五个点子带来一览无遗的效果无可比拟。

短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份

针对一个主题,当然也可能想到数页也写不完的众多点子。

举例来说,一个主题的相关点子写了五个对开共十页,因此总计有七十五个点子。

要从七十五个点子中找出相互连结的重要关键、另成新概念,想必也不是件难事。

「左上 」格子填写主题与日期

以下说明左上格子的使用方法。

前面也曾简单提到,左上格子填写「主题(标题)」、「开始日(日期)」可以增加便利性。

如此一来,儘管笔记页数多,仍可利用左上格子作为索引快速搜寻。

使用 「色码 」

色码是指「使颜色具有意义」。

例如, 红绿灯的绿色表示「前进」、黄色表示「注意」、红色表示「停下」,使人看见颜色时即可晓得代表含义。

将这个方法应用在 16 分割笔记里,可将资讯分类以提升搜寻的便利性。

我个人利用萤光笔上色。萤光笔显眼可方便搜寻,推荐各位读者使用。

以下介绍我使用的色码供参考。

短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份

红色...最重要

黄色...焦点所在之处

蓝色...我的主题

绿色...留意并记录的话

金色...特别的主题

每个人个性不尽相同,每种颜色的代表意义也会因人而异。因此,请试着决定专属自己的色码吧!

只要善用笔记,在搭车时间内就能製作简报资料

掌握运用笔记的诀窍后,我时常在搭车时间思考简报资料。而且笔记里的每一格,也恰巧可作为简报中的一页投影片。

写笔记时,将每一格视为简报中的一页投影片。

如同在製作 PowerPoint 般,务必填写标题、主体与结论三项。可参考左页範例。

这个步骤可使笔记直接连结简报的製作。

决定「这份简报大概需要几页」后搭上车,并在搭车时完成设定的页数。

我曾向朋友及讲座参加者推荐这个方法,许多人实际执行后纷纷向我表示「没想到这幺短的时间就能完成」、「比起在电脑前盯着 PowerPoint,节省了一半以上的时间」。

短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份

下车进了公司打开电脑,看着刚刚笔记上的「16 分割笔记」重新润饰打字,一鼓作气就能完成简报资料。

你不必在桌子前寸步不离,利用午餐时间、短暂移动时间,甚至是在自家也能轻鬆完成简报资料。

此外,比起对着电脑,更能使简报蕴含丰富想像的故事。

过去要花上一小时、两小时,甚至是一天以上整理资料,现在都能利用琐碎时间完成。

这个方法不仅限于简报资料。所有文件、发想,各种用途无不适用。

请务必实践以亲身体验成效。

短时间整理简报资料秘诀:把一张纸分割 16 份